Privatlivspolitik for LUMMI-appen
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan personoplysninger behandles, når du bruger LUMMI-appen til iOS og Android. Politikken supplerer LUMMIs generelle persondatapolitik, som gælder for hjemmesiden, salg, support og kundeforhold.
Indhold
- Hvem er ansvarlig
- Hvilke oplysninger appen behandler
- Tilladelser på din enhed
- Formål og retsgrundlag
- Modtagere og leverandører
- Overførsel uden for EU og EØS
- Hvor længe oplysningerne opbevares
- Sletning af konto
- Dine rettigheder
- Sikkerhed
- Børn
- Klage
- Ændringer til politikken
1. Hvem er ansvarlig
LUMMI-appen er en del af LUMMI-platformen, som virksomheder bruger til blandt andet planlægning, tidsregistrering, kvalitetssikring og kommunikation med medarbejdere og kunder. Du får adgang til appen gennem den virksomhed, du arbejder for eller er kunde hos (herefter “virksomheden”).
Virksomheden er dataansvarlig for de oplysninger, der registreres om dig i platformen og appen, fx opgaver, timer, fotos og beskeder. Virksomheden bestemmer, hvilke funktioner der er slået til, og hvad oplysningerne bruges til.
LUMMI er databehandler og behandler alene disse oplysninger efter virksomhedens instruks og den databehandleraftale, der er indgået med virksomheden. LUMMI bruger ikke virksomhedens data til egne formål eller markedsføring.
LUMMI er selvstændigt dataansvarlig for den behandling, der er nødvendig for at drive, sikre og fejlrette selve appen, fx sikkerhedslog og tekniske fejlrapporter.
LUMMI Systems ApS
CVR-nr. 46 73 88 96
Tømrervej 7, 4600 Køge, Danmark
E-mail: kontakt@lummi.dk
Telefon: +45 43 14 40 50 (hverdage 09:00-15:00)
2. Hvilke oplysninger appen behandler
Hvilke oplysninger der behandles, afhænger af de funktioner, virksomheden har slået til, og af hvordan du bruger appen.
| Oplysningstype | Eksempler |
|---|---|
| Konto og login | Navn, e-mailadresse, telefonnummer, bruger-id, rolle, adgangsrettigheder, virksomhedens LUMMI-miljø og loginhistorik. |
| Opgaver og planlægning | Tildelte opgaver, kunde, adresse og lokation for opgaven, tidsrum, opgavetype og noter. |
| Tidsregistrering | Tidspunkt for check ind og check ud, registrerede timer, fravær og status for godkendelse. |
| Lokation (GPS) | Enhedens placering i forbindelse med check ind og check ud på en opgave, hvis du har givet tilladelse. Hvis du har slået påmindelse ved ankomst til, bruger telefonen også placeringen til at minde dig om at checke ind, men den placering forlader ikke telefonen. Se punkt 3. |
| Fotos og filer | Billeder og filer, du tager eller vælger i appen, fx ved kvalitetskontrol, afvigelser, klager eller dokumentation af udført arbejde, samt tilhørende kommentarer. |
| Lydoptagelser og mødereferater | Lydoptagelser af møder, som du selv starter i appen, og den transskription og det referat, der laves ud fra optagelsen. Kun hvis virksomheden har slået mødeoptagelse til. |
| Beskeder | Opslag, beskeder, kvitteringer for læst og svar på henvendelser. |
| Push-notifikationer | OneSignal subscription-id, enhedstype, sprog, app-version, tidszone, dine valg for notifikationer samt hvornår appen åbnes, og om du klikker på en notifikation. |
| Tekniske oplysninger | IP-adresse, enhedsmodel, styresystem, app-version, sprog, tidsstempler, sikkerhedslog og fejlrapporter. |
Appen indeholder ikke reklamer, og oplysninger fra appen bruges ikke til at spore dig på tværs af andre virksomheders apps eller hjemmesider. Vi sælger ikke personoplysninger.
Du bør ikke registrere følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger eller CPR-nummer, i fritekstfelter, kommentarer eller fotos, medmindre virksomheden udtrykkeligt har bedt om det og har et lovligt grundlag.
3. Tilladelser på din enhed
Appen beder kun om adgang til funktioner på din enhed, når du bruger en funktion, der kræver det. Du kan til enhver tid ændre tilladelserne i telefonens indstillinger. Hvis du fravælger en tilladelse, virker resten af appen fortsat, men den funktion, der kræver tilladelsen, kan være begrænset.
Lokation (GPS)
Appen bruger din placering, når du checker ind og ud på en opgave, så virksomheden kan dokumentere, at arbejdet er udført på den rigtige adresse. Placeringen kan også bruges til at vise dagens opgaver på et kort. Placeringen sendes kun til platformen, når du selv checker ind på en opgave. Appen registrerer ikke din placering løbende, og den sendes ikke i baggrunden.
Påmindelse ved ankomst. Hvis du giver appen adgang til din placering hele tiden (“Altid” på iPhone, “Tillad hele tiden” på Android), kan appen minde dig om at checke ind, når du ankommer til adressen på en opgave, der er i gang. Til det bruger appen telefonens egen geofencing (regionsovervågning), som også virker, når appen er lukket. Telefonen holder kun øje med adresserne på dine kommende opgaver, højst 20 steder på iPhone og 90 på Android. Placeringen forlader aldrig telefonen: den gemmes ikke og sendes hverken til virksomheden, LUMMI eller andre. Appen viser kun en notifikation på telefonen, og kun inden for opgavens tidsrum. Tilladelsen er frivillig, og resten af appen, herunder check ind og check ud, virker også, hvis du kun giver adgang, mens appen er i brug.
Kamera og fotos
Appen bruger kameraet og dit fotobibliotek, når du selv vælger at tage eller vedhæfte et billede, fx til kvalitetskontrol, afvigelser eller dokumentation. Appen får kun adgang til de billeder, du aktivt vælger, og læser ikke dit fotobibliotek i øvrigt.
Mikrofon
Hvis virksomheden har slået mødeoptagelse til, kan du optage et møde i appen og få skrevet et referat med AI. Appen bruger kun mikrofonen, når du selv starter en optagelse, og optager, indtil du stopper den, også når skærmen er låst, eller appen ligger i baggrunden. Du skal sikre, at alle deltagere ved, at mødet bliver optaget. Optagelsen sendes til platformen, hvor den bliver omdannet til tekst, og der skrives et referat. Se punkt 5 og 7.
Push-notifikationer
Appen kan sende notifikationer om fx nye eller ændrede opgaver, beskeder og opslag. Notifikationer sendes gennem tjenesten OneSignal, som leverer dem videre via Apple Push Notification service (iOS) eller Firebase Cloud Messaging fra Google (Android). For at kunne sende notifikationer registreres din enhed hos OneSignal med et subscription-id, som gemmes sammen med din bruger. OneSignal registrerer desuden enhedstype, sprog, app-version og tidszone, samt hvornår appen åbnes, og om du klikker på en notifikation. Du kan slå notifikationer fra i telefonens indstillinger.
4. Formål og retsgrundlag
Når virksomheden er dataansvarlig, fastlægger virksomheden formål og retsgrundlag. Typisk vil behandlingen ske på følgende grundlag efter databeskyttelsesforordningens artikel 6:
| Formål | Retsgrundlag |
|---|---|
| Give dig adgang til appen og vise dine opgaver, planer og beskeder | Opfyldelse af en aftale, fx din ansættelses- eller kundeaftale, litra b. |
| Registrere arbejdstid, fravær og grundlag for løn | Opfyldelse af ansættelsesaftalen, litra b, og retlige forpligtelser, fx regler om registrering af arbejdstid og bogføring, litra c. |
| Dokumentere fremmøde og udført arbejde ved hjælp af lokation og fotos | Virksomhedens legitime interesse i at dokumentere over for sine kunder, at opgaver er udført korrekt og til tiden, litra f. |
| Kvalitetssikring, afvigelser og klager | Virksomhedens legitime interesse i at levere og forbedre ydelser til sine kunder, litra f. |
| Optage møder og udarbejde referater med AI | Virksomhedens legitime interesse i at dokumentere møder og de beslutninger, der træffes, litra f. |
| Sende notifikationer | Opfyldelse af aftale, litra b, og legitim interesse i hurtig kommunikation om arbejdet, litra f. |
| Drift, sikkerhed og fejlretning af appen (LUMMI som dataansvarlig) | LUMMIs legitime interesse i en stabil og sikker tjeneste, litra f. |
Spørgsmål om, hvordan virksomheden bruger oplysningerne om dig, skal rettes til virksomheden.
5. Modtagere og leverandører
Oplysninger fra appen kan være tilgængelige for:
- administratorer og andre brugere hos virksomheden, i det omfang deres rolle giver adgang
- LUMMI som databehandler, når det er nødvendigt for drift, support og fejlretning
- leverandører af hosting, drift, backup og sikkerhed. Hver virksomhed har sin egen database, som er hostet i Danmark
- OneSignal, Inc. (USA), som leverer push-notifikationer videre gennem Apple og Google
- AI-udbydere, når virksomheden har slået AI-funktioner til: OpenAI, som omdanner lydoptagelser af møder til tekst, og Anthropic, som skriver mødereferater og står bag AI-assistenten og de øvrige AI-funktioner, fx forslag, opsummeringer, gennemgang af fotos og indlæsning af fakturaer. OpenAI og Anthropic er underdatabehandlere og modtager kun de oplysninger, den enkelte funktion skal bruge. Efter deres vilkår for API-kunder bruges oplysningerne som udgangspunkt ikke til at træne deres AI-modeller. Hvis virksomheden har valgt at bruge sin egen konto hos en AI-udbyder, sendes oplysningerne i stedet til den udbyder
- leverandører af SMS og e-mail, når virksomheden sender beskeder gennem platformen
- systemer, som virksomheden selv har valgt at forbinde til platformen, fx løn-, regnskabs- eller kalendersystemer
- offentlige myndigheder, når der er en retlig forpligtelse.
Leverandører, der behandler oplysninger på LUMMIs vegne, er underlagt skriftlige databehandlerforpligtelser. Den aktuelle liste over underdatabehandlere kan rekvireres gennem virksomheden eller ved henvendelse til LUMMI.
6. Overførsel uden for EU og EØS
Data i platformen opbevares i Danmark. Push-notifikationer leveres gennem OneSignal, Inc. og videre gennem Apple og Google, som kan behandle subscription-id, enhedsoplysninger og notifikationens indhold uden for EU og EØS, herunder i USA. Når mødeoptagelse eller andre AI-funktioner er slået til, behandles lydoptagelser og de oplysninger, funktionen skal bruge, hos OpenAI og Anthropic i USA. Overførslerne sker på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse for EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
7. Hvor længe oplysningerne opbevares
Virksomheden bestemmer, hvor længe oplysningerne i platformen opbevares. LUMMI sletter eller anonymiserer virksomhedens oplysninger, når kundeforholdet ophører, efter de frister, der fremgår af databehandleraftalen.
| Oplysninger | Opbevaring |
|---|---|
| Opgaver, timer, lokation, fotos og beskeder | Efter virksomhedens retningslinjer og så længe virksomheden har et sagligt eller lovpligtigt behov. |
| Lydoptagelser af møder | Slettes automatisk efter den periode, virksomheden har valgt, som udgangspunkt 30 dage og højst 365 dage. Transskription og referat bevares. |
| Transskriptioner og mødereferater | Efter virksomhedens retningslinjer. |
| OneSignal subscription-id | Indtil du logger ud, vælger “Skift virksomhed”, afinstallerer appen, eller id’et ikke længere er gyldigt. |
| Data gemt lokalt på enheden | Indtil du logger ud eller afinstallerer appen. |
| Sikkerhedslog og fejlrapporter | I en periode fastsat efter formål og risiko. Perioden begrænses og revurderes løbende. |
| Sikkerhedskopier | Slettes gennem den kontrollerede overskrivningscyklus og er indtil da beskyttet mod almindelig brug. |
8. Sletning af konto
Din konto oprettes og administreres af virksomheden. Hvis du ønsker din konto og dine oplysninger slettet, skal du kontakte virksomhedens administrator. Du kan også skrive til kontakt@lummi.dk, så videresender vi din anmodning til virksomheden. Visse oplysninger, fx registrerede timer og lønrelaterede oplysninger, kan virksomheden være forpligtet til at opbevare i en periode efter lovgivningen.
9. Dine rettigheder
Afhængigt af omstændighederne har du ret til:
- at få indsigt i de oplysninger, der behandles om dig
- at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet
- at få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt
- at få behandlingen begrænset
- at modtage visse oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
- at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser
- at trække et samtykke tilbage uden virkning for den behandling, der allerede lovligt er foretaget.
Henvendelser om oplysninger i platformen skal som udgangspunkt rettes til virksomheden, som er dataansvarlig. LUMMI hjælper virksomheden med at besvare henvendelsen. Henvendelser om LUMMIs egen behandling kan rettes direkte til LUMMI.
10. Sikkerhed
LUMMI anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte oplysningerne, herunder krypteret forbindelse mellem app og server, adgangsstyring efter rolle, adskilte databaser pr. virksomhed, logning, backup og løbende sårbarhedshåndtering. Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, underretter LUMMI virksomheden og foretager de nødvendige anmeldelser.
11. Børn
Appen er et arbejdsredskab til virksomheder og er ikke rettet mod børn.
12. Klage
Du er velkommen til først at kontakte virksomheden eller LUMMI, hvis du er utilfreds med behandlingen af dine oplysninger. Du har også ret til at klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk
13. Ændringer til politikken
Vi kan opdatere politikken, når appen, platformen eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende version offentliggøres på denne side med versionsnummer og dato. Alle tidligere versioner kan ses under Versionshistorik og i den fulde Git-historik. Ved væsentlige ændringer orienterer vi i appen eller gennem virksomheden.